Endy Subiantoro
KATAHATI.ID, JAKARTA—Ruang terbuka (open space/coworking) atau ruang bersama dan kebugaran ternyata dua hal yang bisa kompatibel dan menyenangkan untuk kerja, kendati tetap ada aturan-aturan bersama yang prlu diterapkan.
Ayuk, ikuti sejumlah tips ini agar kita lebih efisien dan efektif saat bekerja di ruang bersama.
1. Saling menghormati
Menghargai rekan kerja adalah prioritas dalam dunia kerja pada umumnya, dan ini bahkan lebih pas ketika kita bekerja di ruang terbuka. Sekalipun bagi banyak orang gagasan tentang rasa hormat tampak jelas, pada kenyataannya sangat mudah untuk menghilangkannya.
Apa pun sikap rekan kerja Kita dan bahkan jika beberapa kebiasaan kecil mereka mengganggu, nasihat yang pertama adalah untuk selalu berperilaku sopan dengan dan cara yang saling paling menghormati.
Kesejahteraan tetangga Kita harus menjadi prioritas. Dan dengan menciptakan iklim inilah orang lain akan memperlakukan Kita dengan rasa hormat yang sama. Dengan kata lain: jangan lakukan pada orang lain apa yang Kita tidak ingin mereka lakukan kepada Kita. Rekan Kita akan menghargainya!
Misalnya, jika Kita lapar, makanlah dengan hati-hati agar tidak mengganggu dan mengganggu tetangga. Jadi hindari makan keripik yang suaranya akan membuat beberapa tetangga Kita menjadi ‘senewen’, atau makan makanan yang berbau tidak sedap (seperti bawang putih, bawang merah atau durian untuk yang lebih menyengat). Secara umum, bau makanan di kantor dapat dengan cepat menjadi tidak sedap, jadi sebaiknya makanlah di luar jika memungkinkan!
Berhati-hatilah! Letakkan ponsel Kita dalam mode senyap untuk mencegah dering mengganggu orang lain. Jika memungkinkan, lakukan panggilan di tempat yang tenang dan kedap suara. Idealnya, ruang terbuka harus dilengkapi dengan furnitur akustik untuk tujuan ini. Dan jika Kita tidak punya pilihan selain menelepon di ruang terbuka, dapatkan headset dengan mikrofon dan cobalah untuk tidak berbicara terlalu keras. Di atas segalanya, jangan nyalakan speakerphone: kolega Kita mungkin tidak ingin mengetahui isi dari setiap panggilan yang Kita lakukan. Jika Kita perlu berkomunikasi dengan salah satu kolega ruang terbuka yang terletak di ujung lain, kirimlah pesan kepada mereka atau temui mereka daripada menggunakan suara kita dan mengganggu orang lain. Selain itu, pilar lain dari keberhasilan kerja ruang terbuka adalah komunikasi, yang juga merupakan tanda penghormatan. Apakah Kita setuju atau tidak setuju, penting untuk berbagi pemikiran dengan rekan kerja kita. Hal-hal baik layak untuk dikatakan karena dapat meningkatkan motivasi, rasa memiliki dan ikatan tim yang lebih solid.
Dan jika ada ketidaksepakatan atau topik yang sulit untuk didiskusikan, sangat bermanfaat untuk memberi tahu rekan Kita tentang masalah tersebut, jika dilakukan dengan hormat dan lembut.
Selain itu, ketidakcocokan antara satu sama lain bisa sangat mengganggu dalam jangka panjang. Dengan cara yang sama, ada kemungkinan beberapa perilaku Kita mengganggu tetangga. Jika ini masalahnya, kita perlu memahaminya dan dengan sopan memberi tahu orang yang bersangkutan apa yang masalah yang mengganggu itu.
2.Berkontribusi untuk menciptakan suasana yang bersahabat
Kita semua sepakat bahwa suasana di tempat kerja sangat penting untuk memenuhi kebutuhan profesionalisme. Tiba di pagi hari dan senang menemukan rekan kerja Kita di tempat kerja, selain perasaan baik berkat suasana santai dan penuh perhatian adalah suatu keharusan bagi karyawan untuk bekerja seoptimal mungkin.
Keuntungan dari ruang terbuka adalah memungkinkan penghuninya untuk berinteraksi dengan intens, hangat dan berbagi waktu yang menyenangkan.
Bersikap sopan, tersenyum, ramah, dan melakukan percakapan dari waktu ke waktu, serta kadang-kadang membawa penganan untuk rekan kerja adalah upaya mencoba untuk memahami bagaimana rekan kerja Kita bekerja. Setiap orang memiliki kebiasaan kecil mereka sendiri, dan menyadari kebiasaan orang lain adalah aset karena memungkinkan Kita tidak hanya untuk mengenal mereka lebih baik tetapi juga untuk bertindak sesuai untuk menciptakan iklim yang menyenangkan di ruang terbuka. Ini semua tentang menjadi sensitif terhadap orang lain dan memperhatikan mereka.
Carilah hari-hari ketika rekan kerja Kita tidak dalam kondisi terbaiknya, stres, atau hanya dalam suasana hati yang buruk, dan beradaptasi.
Rekan kerja akan menghargai perhatian yang Kita berikan kepada mereka dan akan membalas budi. Namun, berhati-hatilah untuk menetapkan batasan: bahkan jika tidak dilarang dan bahkan dianjurkan untuk berbicara, itu harus dilakukan dengan hati-hati dan dengan moderasi.
3.Tentukan aturan dari awal
Ruang terbuka, karena sifatnya yang terbuka, sebenarnya bisa menjadi sarana yang baik untuk belajar di lapangan dengan mengamati orang-orang di sekitar Kita . Oleh karena itu, kami menyarankan untuk memanfaatkan konfigurasi ini untuk mengetahui bagaimana rekan kerja Kita bekerja dan mendapatkan manfaat dari semangat komunitas.
Namun, agar kohabitasi di ruang terbuka berjalan dengan baik, semua orang perlu menghormati aturan yang berlaku bagi semua penghuni. Karena setiap orang memiliki karakter dan pendidikan yang berbeda, maka aturan tata krama perusahaan pun berbeda-beda.
Oleh karena itu, penting untuk menetapkan aturan yang berlaku untuk semua orang sejak awal, khususnya melalui pembuatan aturan prosedur untuk memformalkan semuanya.
Banyak aturan muncul secara diam-diam, seperti mengizinkan makan di kantor, merekomendasikan untuk tidak menelepon di ruang terbuka, dll.
Tetapi penting untuk mendefinisikan aturan dari awal dengan seluruh tim. Setelah ditetapkan, aturan harus diterapkan dan dihormati oleh semua orang secara konsisten. Jika Kita bekerja di lingkungan ruang terbuka, Kita harus menyadari potensi aturan yang tidak diucapkan dan memastikan bahwa Kita mengikuti aturan yang ditentukan oleh perusahaan.
4.Ambilah Waktu Jeda!
Untuk bekerja secara produktif, Kita perlu beristirahat/jeda secara teratur. Selain mengisi ulang baterai, istirahat adalah cara yang bagus untuk menjalin ikatan dengan rekan kerja Kita di ruang terbuka.
Berbagi momen relaksasi dengan orang lain membantu menyatukan tim, memfasilitasi komunikasi, dan menemukan sedikit lebih banyak kepribadian orang-orang yang berbagi ruang terbuka.
Apalagi, di ruang terbuka, wajah yang Kita lihat sepanjang hari seringkali sama. Menyeruput kopi atau beristirahat sambil makan siang memungkinkan Kita menemukan orang baru, mereka yang duduk di ujung lain dari ruang terbuka misalnya. Ini juga akan memungkinkan Kita untuk sedikit bernapas jika ada ‘gangguan” dengan tetangga kantor.
Melalui jeda inilah suasana umum di ruang terbuka terbentuk! Jadi jangan ragu lagi dan sarankan kepada orang-orang di sekitar Kita untuk istirahat sejenak dan menyeruput kopi di teras.
5. Atur ruang kerja Kita
Untuk memenuhi fungsi tempat kerja yang utama, karyawan perlu merasa nyaman di ruang kerjanya. Dan untuk merasa nyaman di suatu tempat, pertama-tama Kita perlu membuat tempat itu milik sendiri. Ruang terbuka, karena tata letak "rantai", dapat dengan cepat tampak impersonal dan dingin jika dibiarkan begitu saja.
Oleh karena itu, sangat dirankan untuk mendesain ruang kerja sesuai selera masing-masing orang. Cerahkan kantor dengan tanaman, foto, dan warna yang kita sukai. Kita bahkan dapat membawa barang-barang dari rumah yang akan berguna di kantor, seperti cangkir kopi, buku catatan, pulpen, dll yang akan membuat Kita betah.
Kita bahkan dapat bermitra dengan kolega untuk mengatur ruang terbuka jika terlalu impersonal. Kita akan berbagi waktu yang menyenangkan dengan rekan kerja untuk memikirkan dekorasi dan ruang terbuka akan menarik bagi semua orang.
6.Isolasi diri jika perlu
Ruang terbuka memungkinkan komunikasi yang mudah dan kedekatan dengan yang lain. Hal ini memudahkan beberapa proses berjalan lebih cepat. Namun, beberapa tugas memerlukan konsentrasi dan bekerja di ruang terbuka dapat dengan cepat menjadi “mimpi buruk”.
Jika Kita memang perlu berkonsentrasi, isolasi diri lah!
Saat ini, ini semua lebih mudah karena banyak karyawan menggunakan laptop atau tablet setiap hari dan karena itu sangat mobile.
Pengaturan di area yang tenang, memang dirancang ideal untuk tujuan tersebut. Semakin banyak perusahaan yang menawarkan ruang khusus untuk tujuan ini guna memenuhi kebutuhan karyawan akan kedamaian dan ketenangan. Ini adalah kasus kamar kecil yang dibuat untuk tidur siang, ruang pertemuan, ruang brainstorming, kotak telepon, dll.
Di tempat-tempat seperti ini, Kita akan jauh lebih nyaman untuk melakukan tugas dan berkonsentrasi. Jika perusahaan tidak menawarkan tempat seperti itu, Kita juga dapat mengisolasi diri di kantor rekan kerja yang tidak hadir , yang memiliki kantor pribadi atau di ruang rapat yang tidak digunakan. Tetapi berhati-hatilah untuk tidak menjadikan isolasi sebagai kebiasaan: rekan kerja Kita mungkin berpikir Kita sedang melarikan diri dari mereka!
7.Usulkan solusi isolasi akustik
Jika perusahaan tidak menawarkan ruang berinsulasi akustik di mana Kita dapat menikmati kedamaian dan ketenangan, melakukan atau menerima panggilan, Kita dapat menawarkan solusi yang mudah diatur dan tidak harus mahal.
Ada banyak solusi berbeda, dalam berbagai ukuran, insulasi, dan desain. Solusi paling efektif adalah bilik akustik, yang benar-benar kedap suara dan memungkinkan kerahasiaan total. Partisi akustik, meskipun kurang menarik dalam hal insulasi suara, tetap menjadi solusi yang layak dalam jangka pendek. Meskipun beberapa solusi terkadang menimbulkan biaya bagi perusahaan, solusi tersebut mudah dipasang dan merupakan investasi yang sangat baik.
8.Atur ulang jadwal Anda
Jika Kita menyadari bahwa kebisingan ruang terbuka benar-benar mengganggu dan menyulitkan berkonsentrasi, mintalah untuk menyesuaikan jadwal. Solusinya adalah datang lebih pagi untuk berangkat lebih awal di malam hari atau sebaliknya datang lebih lambat untuk berangkat lebih sore.
Ini akan memungkinkan Kita menikmati periode ketenangan yang lebih lama dengan hadir saat ruang terbuka sepi dan kosong. Teleworking juga merupakan solusi yang sangat baik jika ruang teleworking Anda tenang. Ayo Kita coba…
(Sumber: https://en.leet-design.com/actualites/10-conseils-pour-mieux-travailler-en-open-space)
